Содержание
- это вики, что означает, что многие статьи написаны несколькими авторами. Чтобы создать эту статью, 20 человек, некоторые анонимные, приняли участие в ее редакции и улучшении с течением времени.Конечно, можно зарегистрировать свои задачи для выполнения в приоритетном порядке на листе бумаги, если вы чувствуете, что можете сделать все в течение дня.
Однако, когда на вас одновременно выпадает множество дел, многие из них часто откладываются на следующий день, если не на следующий месяц. Благодаря электронной таблице Excel, которую мы предлагаем создать в этой статье, ваши приоритеты будут автоматически управляться Excel в соответствии с будущими крайними сроками, а порядок выполнения задач будет реорганизован, так что вы сможете отложить эти задачи как можно меньше. ,
Следуйте этому руководству, и через 20 минут у вас будет очень эффективный способ управления приоритетами на вашем компьютере.
Примечание. Согласно международным версиям Excel, точка разделение в формулах можно заменить на точка с запятой.
этапы
-
Создайте вкладку «Рабочий стол» или «Домой». Откройте новый лист Excel.Щелкните правой кнопкой мыши на вкладке «Лист1» в нижней части экрана и нажмите «Переименовать». Зарегистрируйтесь вместо "Дом" или "Офис". -
Также переименуйте «Sheet2» в «Pattern» и «Sheet3» в «Points», выполнив ту же процедуру, что и в первом шаге. -
Создайте таблицу важности. На вкладке «Точки» заполните столбцы A, B и C следующим образом: -
Определите название «Важность». Выберите ячейки от А2 до С7. В Excel 2007 или более поздней версии нажмите «Формулы», а затем «Определить имя». В Excel 2004 или более поздней версии нажмите «Вставить»> «Определить»> «Имя».- Когда Excel попросит вас указать имя, введите «Важность» и нажмите «ОК».
-
Создайте таблицу усилий. Повторите шаги 3, 4 и 5, чтобы создать таблицу усилий в столбцах E, F, G. Выберите ячейки E2-G6 и определите их по имени «Усилие». -
Создать таблицу аварийных ситуаций. Повторите шаги 3, 4 и 5, чтобы создать таблицу аварийных ситуаций в столбцах I, J и K. Определите эти ячейки по имени «Emergency». -
Введите заголовки на вкладке «Дом» или «Офис», по вашему выбору. Здесь мы будем предполагать, что вы решили назвать эту вкладку "Дом". Нажмите на него и вставьте следующие заголовки в строку 1:- А - Приоритет; Мы введем здесь формулу приоритетов, 1 для наиболее важных задач. Но это число может доходить до 100.
- Б - Задача; название задачи для выполнения
- C - Важность; это будет отмечено с помощью букв A, B, C, D, E или F таблицы.
- D - Усилие, примечание между 1 и 5, черпайте из таблицы «Усилие».
- E - аварийная ситуация; Формула, основанная на крайнем сроке выполнения задачи
- F - срок исполнения; Дата, когда задача должна быть выполнена не позднее. Сроки не всегда должны соблюдаться в письме. Таким образом, «Ускорение» сообщает вам дату, когда вы можете начать выполнение этой задачи, а «Расширение» - дату, до которой задача может быть отложена. Например, мы могли бы дать 5-дневное ускорение и 4-дневное продление задачи «Перейти к парикмахеру» - действительно, не имеет смысла идти в парикмахерскую за две недели заранее, и люди начнут замечать, что Вам нужно пойти в парикмахерскую, если вы опоздали более чем на 4 дня.
- G - Ускорение - Количество дней до конечной даты, с которой вы уже могли (начали) выполнять задание.
- H - расширение; автоматическое продление срока
- Я - оставшиеся дни; это формула, которая вычисляет количество дней до даты отсечения. Формула вернет отрицательное количество дней, если срок будет превышен.
- J - дата окончания; дата, на которую задача была выполнена.
- К - Комментарии; все детали относительно задачи, которая будет выполнена
-
Введите свой список задач. Обратите внимание, что столбцы «Приоритет», «Чрезвычайная ситуация» и «Оставшиеся дни» остались пустыми. Мы закончим их позже, используя формулы. Ниже приведены примеры домашних дел, которые вам, возможно, придется выполнять. -
Между формулами «Остальные дни», «Чрезвычайная ситуация» и «Приоритет». Эти формулы должны быть введены во второй строке каждого из столбцов, упомянутых в предыдущем предложении.- В столбце I (Осталось дней) = F2-SI (ESTVIDE (J2), СЕГОДНЯ (), J2)
- В столбце E (Аварийное) = SI (I2> G2,5, SI (I2> 0,4, SI (I2 = 0,3, SI (I2 + H2> 0,2,1))))
- В столбце A (Приоритет) = VLOOKUP (C2, Важность, 2, ЛОЖЬ) + VLOOKUP (D2, Усилие, 2, ЛОЖЬ) + VLOOKUP (E2, Чрезвычайная ситуация, 2, ЛОЖЬ)
-
Переключите формат ячейки I2 на «Число». Щелкните правой кнопкой мыши по ячейке, выберите «Формат ячейки» и нажмите «Число». Кроме того, поставьте «0» в поле «Количество десятичных знаков». Нажмите «ОК». -
Скопируйте формулы в столбцы «Приоритет», «Чрезвычайная ситуация» и «Оставшиеся дни» и добавьте их в оставшиеся пустые поля в каждом из этих столбцов. Сначала нажмите «E2» и одновременно нажмите клавиши «CTRL» и «C», затем выберите ячейки E3-E10 и одновременно нажмите клавиши «CTRL» и «V». Сделайте то же самое, чтобы расширить формулу I2 в полях I3 до I10. Наконец, повторите эту процедуру еще раз, чтобы расширить формулу A2 в ячейки от A3 до A10. Не обращайте внимания на странные значения, возвращаемые ячейками в строках, где не написано ни одной задачи. -
Сортировка строк в порядке приоритета. Выделите ячейки от А1 до К1 и увеличьте этот выбор, чтобы охватить все строки, содержащие задачу. Затем нажмите «Данные»> «Фильтр». -
Сохраните свою электронную таблицу, включая дату, чтобы узнать дату последнего открытия файла. -
Завершите выполненные задачи. Когда вы закончите задачу, введите ее в столбец «Дата окончания». Запомните этот трюк: при одновременном нажатии «CTRL» + «;» (клавиши управления и клавиши;) текущая дата автоматически отображается в выбранной ячейке. -
Следите за порядком смены приоритетов каждый день. Вот приоритеты на ближайшие дни. 13 июля все задачи должны быть выполнены до так называемого периода «ускорения». 20 июля первоочередными задачами (с наименьшим числом) являются четыре задачи, и среди них косить траву (срок которой истек). 21 июля приоритет скашивания травы еще больше (мы вошли в период «расширения»), а 23 июля этот приоритет увеличился еще больше, потому что мы прошли период «расширения». Мы также видим, что задание «Оплатить сборы» увеличилось на даты 23 и 25 июля.
- Прочитайте статьи, перечисленные ниже, чтобы узнать больше о том, как управлять своим временем и приоритетами.
- Можно скачать копию этой таблицы по следующему адресу:
- = ЕСЛИ (ДЕНЬНЕД (СЕГОДНЯ (), 2)> 5, СЕГОДНЯ () - (ДЕНЬНЕД (СЕГОДНЯ (), 2) -5) 7 + СЕГОДНЯ () - (ДЕНЬНЕД (СЕГОДНЯ (), 2) -5))
- Не стесняйтесь ежедневно сортировать свой список дел при необходимости.
- Разделите ваши большие задачи на несколько меньших.
- Скопируйте ваши повторяющиеся задачи на вкладке «Шаблон», чтобы вы могли легко найти и скопировать их.
- Вы можете изменять точки, назначенные каждому уровню приоритета.
- Не смешивайте задачи, связанные с вашей семьей и вашим домом, с задачами, связанными с вашей работой, в одной книге Excel.
- Вы можете добавлять новые столбцы в эту таблицу - кто назначил вам задачу, в какую категорию вписана задача и так далее.
- Используйте инструмент «Автофильтр», чтобы выбрать задачи с истекшим сроком (срочность = 1) или очень важные задачи (Важность = «A»).
- Один из способов всегда поддерживать текущую задачу в актуальном состоянии - ввести ее в столбец «Срок выполнения» (этот пример основан на пятнице, обозначенной здесь цифрой «5»).
- Добавьте условную форму (используя функцию «SI») в столбец «Срок исполнения», чтобы автоматически указывать, когда срок истек.
- Каждую неделю или месяц подсчитывайте количество задач, выполненных за выбранный период. Это может быть единственным положительным отзывом о вашей работе.
- Эта формула берет текущую дату (понедельник = 1, вторник = 2 и т. Д.) И проверяет, прошли ли мы уже в пятницу текущей недели. В этом случае формула добавляет 7 к текущей пятнице, чтобы в результате вернуть результат следующей пятницы. Если пятница еще не наступила, тогда формула просто возвращает дату пятницы этой недели.
- В этом примере понедельник = 1, вторник = 2, среда = 3, четверг = 4, пятница = 5, суббота = 6, воскресенье = 7.
- Мы также можем изменить эту формулу, чтобы она работала, например, по вторникам. Из приведенного выше списка видно, что вторник = 2, поэтому необходимо изменить приведенную выше формулу все 5 на 2.
- Сохраняйте этот лист регулярно.
- Номера, присвоенные этим различным приоритетам, не всегда упорядочены. Таким образом, заполнение приоритета назначенным номером «1» не приведет к увеличению чисел, связанных с другими приоритетами. Возможно, что некоторые приоритеты имеют связанный номер, который превышает 100, и все возможные номера не назначены приоритетам.Я советую вам сосредоточиться на приоритетах с номерами от 1 до 12.
- Не беспокойтесь, если вы напишите много задач в этой таблице. Это совершенно не смущает, что задачи остаются в нижней части списка в течение нескольких месяцев. Они начнут подниматься в списке, когда приближается их срок.
- То, как вы управляете своим временем, является уникальным для вас, и эта таблица может вам совсем не подходить. Вы также можете подумать, что открывать этот файл каждый день требует слишком много работы или слишком навязчиво. Вот почему эта таблица может быть полезна для вас, например, которая будет казаться совершенно бесполезной для вашего соседа или наоборот.
- Вы можете использовать электронную таблицу Google для работы с электронными таблицами вместо Excel. Таким образом, ваш файл будет доступен в любом месте, откуда вы можете получить доступ к Интернету.